Los principios, procedimientos y disposiciones contenidos en esta política de Datos Personales, se aplicarán a las bases de datos personales que se encuentren en custodia de AZLOGICA, bien sea en calidad de responsable o como encargado del tratamiento y por tanto todos los niveles y procesos organizacionales de AZLOGICA que involucren el tratamiento de datos personales deberán someterse a lo dispuesto en esta política.
La presente política es de obligatoria aplicación para todos quienes hacen parte y/o se relacionan con AZLOGICA y aplica al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano le sean aplicables las Leyes colombianas, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Principios aplicables al tratamiento de datos personales
La protección de datos personales en AZLOGICA, estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática con las Leyes colombianas.
Consentimiento informado o principio de libertad. El Tratamiento de datos personales al interior de AZLOGICA, sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
Legalidad. El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Finalidad del dato personal. El Tratamiento de datos personales, debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Veracidad o calidad del dato personal. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 del 2012 y la constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en dicha Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 del 2012.
Seguridad del dato personal. AZLOGICA, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. La compañía, conforme a la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Confidencialidad. AZLOGICA y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, inclusive después de finalizada su relación con la compañía o la actividad que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales únicamente cuando ello sea requerido para el desarrollo de las actividades a su cargo, los fines aquí descritos y las obligaciones comprendidas en la Ley.
A continuación, se encuentran los datos del responsable del tratamiento de los datos personales que reposan en las bases de datos de la compañía:
| Razón Social | AZ LÓGICA S.A.S |
| Nombre Comercial: | AZLOGICA |
| Nit: | 900204309-1 |
| Domicilio y dirección principal: | Calle 79B # 5-81 P5. Bogotá, Colombia |
| Correo Electrónico: | protecciondedatos@azlogica.com |
| Teléfono: | (57) 1 3174342484 |
| Página web | www.azlogica.com/contacto/pqr |
La compañía ha designado al Director de Mercadeo y Comunicaciones, ante el cual los titulares de la información pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización.
Derechos de los titulares de la información
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AZLOGICA.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a AZLOGICA en su condición de responsable del tratamiento de los datos.
- Ser informado por AZLOGICA previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AZLOGICA.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Deberes de AZLOGICA con relación al tratamiento de datos personales
AZLOGICA es consciente que los datos personales son propiedad de los titulares de la información y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, hará uso de dichos datos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra autorizado, respetando así lo establecido en la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, AZLOGICA, se compromete a cumplir como responsable y hacer cumplir al encargado los siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:
Deberes del responsable del tratamiento
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
- Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes de los Encargados del Tratamiento
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 del 2012.
- Actualizar la información reportada por el responsable del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley 1581 del 2012 y conforme a esta política.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
- Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la Ley 1581 del 2012
- Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad
A continuación, se presenta el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo en los casos en que AZLOGICA actué como encargado o responsable del tratamiento:
Tratamiento de datos personales en gestión humana
AZLOGICA tratará los datos personales de los candidatos (aspirantes a vacantes laborales), colaboradores contratados y contratistas, con base en lo siguiente:
- Antes de la relación laboral o civil con AZLOGICA
Los datos personales recolectados y almacenados durante el proceso de selección serán almacenados, tratados, transmitidos y/o transferidos, para fines relacionados con el reclutamiento y selección y de manera meramente enunciativa, actividades tales como y sin limitarse a: solicitudes de información, realización de entrevistas, realización de pruebas de conocimiento y/o psicotécnicas, realización de verificación de antecedentes y consultas en bases de datos públicas, consultas y reportes a entidades y/o centrales de riesgo, validación de referencias, registros estadísticos, acciones de prevención de actividades ilícitas, entre otros.
Aún en caso de no continuar con el proceso de reclutamiento y selección, por cualquier razón, AZLOGICA almacenará los datos suministrados durante el proceso de reclutamiento y selección para consultas e invitaciones a participar en próximos procesos de selección, a menos que el titular de los datos no autorice el tratamiento de sus datos para ser tenido en cuenta en futuros procesos de selección.
Los candidatos que se postulen para cubrir las vacantes en AZLOGICA deben autorizar el tratamiento de sus datos personales al tercero (aliado) contratado por AZLOGICA para realizar o ejecutar una o varias de las actividades del proceso de reclutamiento y selección establecido por la compañía.
Las imágenes captadas por el circuito cerrado de televisión son recolectadas con la finalidad de identificar a los visitantes a las oficinas, preservar la seguridad de las personas y las instalaciones y servir como material probatorio en caso de ser requerido.
En términos generales la finalidad de los datos recolectados durante el proceso de reclutamiento y selección se limita a la participación en el mismo, el cumplimiento de las actividades establecidas y la participación en procesos de selección futuros; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido conforme a la autorización del titular o se encuentre dentro de las exclusiones que se encuentran en el artículo 2 de la Ley 1581 del 2012.
- Durante la relación laboral o civil con AZLOGICA
Los datos personales recolectados durante el proceso de reclutamiento y selección serán tratados, transmitidos y/o transferidos para realizar las actividades definidas en el proceso de contratación de AZLOGICA, formalizar la contratación y para fines contractuales, laborales, disciplinarios, contables, comerciales, estadísticos, administrativos, judiciales y para el cumplimiento normativo en general. El titular debe conocer que sus datos pueden ser transferidos y/o transmitidos a terceros en virtud de dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales, el desarrollo de las actividades corporativas, actividades comerciales, actividades laborales, actividades de mercadeo y promoción, o referentes a los sistemas de gestión vigentes en la compañía.
En AZLOGICA se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes a menos que cuente con una autorización previa expresa e informada de los representantes legales. En caso de realizarse tratamiento a estos datos (con previa autorización) AZLOGICA mantendrá un alto nivel de protección y medidas de seguridad adecuadas para garantizar los derechos fundamentales de los niños descritos en la Constitución Política de Colombia y el código de infancia y la adolescencia.
Los datos adicionales del colaborador, sus familiares o sus dependientes que sean requeridos para dar cumplimiento a las políticas internas de la compañía, las solicitudes de afiliación por parte del colaborador y/o la normatividad laboral, seguridad social y fiscal vigente, actividades de bienestar, serán almacenados y se mantendrán en custodia y protección del área de gestión humana.
Para casos excepcionales donde se deba cumplir con disposiciones del gobierno nacional, situaciones que afecten la seguridad nacional y/o departamental, emergencia sanitaria, eventos donde se pueda ver afectada la integridad física de las persona, o similares, la Compañía podrá realizar el tratamiento de los siguientes datos, en aras de garantizar la seguridad de colaboradores, contratistas, seguridad y en general las personas que ejercen sus labores: datos de identificación, contacto, ubicación, estado de salud, medio de movilización, afiliación a entidades de salud para cumplir con las finalidades, pero sin limitarse: prevención, asistencia médica, monitoreo del estado de salud de las personas, informar a las entidades de salud de pública, policía nacional, gestionar permisos de movilidad, contactar con red hospitalaria.
Se encuentra prohibido el uso de los datos almacenados y tratados durante la relación laboral para fines diferentes a los mencionados anteriormente, a menos que se cuente con un consentimiento firmado por el titular o lo ordene una autoridad competente, siempre y cuando demuestre tal facultad, o se encuentre dentro de las exclusiones que se mencionan en el artículo 2 de la Ley 1581 del 2012.
- Después de finalizar la relación laboral o civil con AZLOGICA.
Una vez finalizada la relación laboral o civil los datos personales de los titulares se almacenarán con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su protección, con el fin de mantener los registros, cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, así como fines administrativos, contables, laborales y estadísticos. El titular debe conocer que sus datos pueden ser transmitidos y/o transferidos a terceros en virtud de dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y corporativas relacionadas con su desvinculación.
Se encuentra prohibido el uso de los datos almacenados y tratados durante la relación laboral para fines diferentes a los mencionados anteriormente, a menos que se cuente con un consentimiento firmado por parte del Titular o lo ordene una autoridad competente, siempre y cuando demuestre tal facultad, o se encuentre dentro de las exclusiones que se mencionan en el artículo 2 de la Ley 1581 del 2012.
Tratamiento de datos personales de clientes y prospectos
El tratamiento de los datos personales suministrados por clientes, prospectos o personas vinculadas contractualmente con estos, será realizado para el desarrollo de las actividades adelante indicadas, los datos podrán ser recolectados, tratados, transmitidos y/o transferidos a través de cualquier medio, de manera directa o a través de terceros como por ejemplo, pero sin limitarse a: Partners, aliados, proveedores, contratistas, etc.; el tratamiento de los datos se realiza con las finalidades relacionadas con los productos, soluciones y servicios provistos por AZLOGICA, actuales y futuros, desarrollar las actividades comerciales, cumplimiento de las obligaciones contractuales y actividades de gestión empresarial tales como pero sin limitarse a: la venta, promoción, publicidad, mercadeo, atención al cliente, mejoramiento del servicio, notificación de cambios o emisión de comunicados, registros contables y estadísticos, encuestas, facturación, gestión de cobranza, análisis de crédito, análisis de riesgo, consultas y reportes a entidades y/o centrales de riesgo, validación de información, confirmación de referencias, respuesta de consultas, requerimientos, PQR´s y/o solución de casos asociados con los servicios prestados, consulta en bases de datos de referencias personales, comerciales y/o de prevención de actividades ilícitas (LA/FT) entre otras finalidades propias del desarrollo de los servicios contratados). El titular debe conocer que los datos podrán ser transmitidos a las entidades del orden municipal, distrital o nacional, que administren o lleven registros del cumplimiento e incumplimiento de obligaciones de carácter normativo y cualquier otra información de carácter público.
Los clientes o prospectos que, por la relación comercial o contractual, actual o futura, requieran, conozcan y traten datos personales de los colaboradores de AZLOGICA se comprometen a proteger dicha información con el mismo nivel de seguridad con que tratan su información y conforme a esta política y a los acuerdos de confidencialidad suscritos. No obstante, AZLOGICA mantiene el derecho a revisar y verificar la legalidad de la requisición de información y la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por el cliente o prospecto. Antes de suministrar, transferir o transmitir los datos personales AZLOGICA debe contar con la autorización previa expresa e informada por parte del titular de los datos.
Se encuentra totalmente prohibida la distribución o entrega a terceros de los datos personales e información confidencial suministrada por los clientes y prospectos para fines diferentes a los mencionados anteriormente, a menos que se cuente con una autorización previa, expresa e informada del titular, o se encuentre dentro de las exclusiones que se mencionan en el artículo 2 de la Ley 1581 del 2012.
Tratamiento de datos personales de proveedores
El tratamiento de los datos personales suministrados por los proveedores, aliados y contratistas a AZLOGICA, será realizado para la selección y evaluación de los proveedores, así como para ejercer la supervisión y control a los acuerdos y contratos establecidos entre las partes. De igual forma los datos podrán ser utilizados para actividades de gestión empresarial, tales como la solicitud de cotizaciones, servicios o productos, envío de órdenes de compra o pedido, elaboración de registros contables y validación de procesos de facturación, registros estadísticos, análisis de riesgo, consulta y reporte a entidades y/o centrales de riesgo, autoridades de control y fiscalización, adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo consultas sobre lavado de activos y financiamiento del terrorismo, así como cualquier otra actividad relacionada con la compra de productos y servicios para AZLOGICA, en cumplimiento de las obligaciones contractuales y de su objeto social. El titular debe conocer que los datos podrán ser transmitidos a las entidades del orden municipal, distrital o nacional, que administren o lleven registros del cumplimiento e incumplimiento de obligaciones de carácter normativo y cualquier otra información de carácter público.
Los proveedores o aliados que, por la relación comercial o contractual, actual o futura, requieran, conozcan y traten datos personales de los colaboradores, clientes o prospectos se comprometen a proteger dicha información con el mismo nivel de seguridad con que tratan su información y conforme a esta política y a los acuerdos de confidencialidad suscritos y no podrán tratar la información con ninguna otra finalidad a la autorizada e indicada contractualmente por AZLOGICA. AZLOGICA ejercerá el derecho a revisar y verificar la legalidad de la petición y la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada. Antes de suministrar, transferir o transmitir datos personales al proveedor o aliado, debe contar con la autorización previa expresa e informada por parte de titular de estos.
Se prohíbe a los proveedores y aliados la distribución y/o entrega de la información a otros terceros para fines diferentes a los mencionados anteriormente, a menos que se cuente con una autorización previa, expresa e informada de AZLOGICA y del Titular, o se encuentre dentro de las exclusiones que se mencionan en el artículo 2 de la Ley 1581 del 2012.
Tratamiento de datos de visitantes al sitio web
El tratamiento de los datos personales suministrados por quienes visitan nuestra página web, es realizado para establecer, de manera directa o a través de terceros, un contacto oportuno e informativo sobre productos y servicios, webinars, actividades, eventos, campañas de mercadeo, ofertas especiales, información de interés, habilitar el acceso a consejos prácticos y noticias sobre la industria.
Los proveedores o aliados que, por la relación comercial o contractual, actual o futura, requieran, traten datos personales de aquellos interesados se comprometen a proteger dicha información con el mismo nivel de seguridad con que tratan su información y conforme a esta política y a los acuerdos de confidencialidad suscritos y no podrán tratar la información con ninguna otra finalidad a la autorizada e indicada contractualmente por AZLOGICA.
AZLOGICA ejercerá el derecho a revisar y verificar la legalidad de la petición y la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada. Antes de suministrar, transferir o transmitir datos personales al proveedor o aliado, debe contar con la autorización previa expresa e informada por parte de titular de estos.
Se prohíbe a los proveedores y aliados la distribución y/o entrega de la información a otros terceros para fines diferentes a los mencionados anteriormente, a menos que se cuente con una autorización previa, expresa e informada de AZLOGICA y del titular, o se encuentre dentro de las exclusiones que se mencionan en el artículo 2 de la Ley 1581 del 2012.
Grabaciones, filmaciones y comunicaciones
AZLOGICA, como parte de su estrategia de comercial y de comunicación, hará uso de plataformas tecnológicas de terceros para la realización de sus actividades tales como emisión de comunicados, boletines, infografías, material de mercadeo, webinars, reuniones virtuales en atención a los compromisos contractuales y administrativos existentes con accionistas, aspirantes a colaborador, colaboradores actuales, clientes, prospectos, proveedores y en general con las personas con las que AZLOGICA requiera tener una comunicación directa, entre otros. Durante el desarrollo de estas actividades se solicitará la autorización de la audiencia para realizar la grabación de audio y video, así como el uso de imágenes para atender el interés legítimo de AZLOGICA de tener un registro de las actividades desarrolladas, dar a conocer en diferentes medios y redes de comunicación las actividades y servicios de la compañía.
AZLOGICA se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La entrega de información por parte de los Titulares en cualquier forma no transmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma, a menos que exista acuerdo en contrario. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular. Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con AZLOGICA, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.
De igual forma el titular de los datos personales entregados, podrá ejercer sus derechos en todo momento siguiendo el procedimiento descrito en esta Política.
Procedimiento de ejercicios de derecho de los titulares
En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, a continuación, informamos el procedimiento para el ejercicio de sus derechos frente al tratamiento de sus datos personales que se encuentran en las bases de datos de AZLOGICA.
Cuando el titular de los datos requiera conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos y/o revocar la autorización, puede enviar un correo electrónico con la solicitud a protecciondedatos@azlogica.com , o a través de la página web www.azlogica.com/contacto/pqr
en donde se indique claramente:
- El nombre del Titular del dato personal y de su representante, de ser necesario.
- La dirección física y/o electrónica para notificaciones.
- La solicitud explicita, concreta y precisa del derecho que quiere ejercer: acceso, actualización, rectificación, eliminación o revocatoria del consentimiento. Fundamentando razonablemente la petición y aportando los documentos que soportan la solicitud.
- Si la solicitud es para conocer o consultar sus datos personales, la solicitud debe especificar que requiere ejercer dicho derecho en calidad de titular de la información.
- Si la solicitud o petición es para actualizar sus datos personales debe especificar qué datos quiere actualizar e indicar el dato anterior y el dato actualizado.
- Si la solicitud es para eliminar sus datos, esta debe especificar qué datos requiere eliminar de nuestras bases de datos.
- La solicitud debe estar firmada por parte del titular del dato personal.
- El titular del dato interesado en ejercer uno de estos derechos, debe acreditar esta condición mediante la entrega de una copia del documento de identificación o cualquier otro documento que le sea solicitado por AZLOGICA para corroborar la identidad del titular.
- En caso de que el titular esté representado por un tercero deberá allegar el respectivo poder en donde conste la designación y la aceptación por parte del tercero y deberá tener reconocimiento de firma y contenido ante notario público. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. Si no se presenta este documento por parte del tercero para acreditar que actúa en representación del titular, con el fin de proteger los datos del Titular, se tomará el reclamo como no presentado.
- La respuesta se entregará únicamente al titular de la información o su apoderado y exclusivamente a la misma dirección física y/o electrónica para notificaciones incluida en la petición.
- Una vez recibida la solicitud en los términos antes descritos, y acreditada la titularidad, AZLOGICA contestará de acuerdo con los tiempos de respuesta y términos estipulados más adelante.
Del derecho de acceso
AZLOGICA garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los titulares de datos personales que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del Titular . Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 2.2.2.25.4.2. del Decreto Reglamentario 1074 de 2015, donde el “Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Política de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una dada por mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos”.
Del derecho de consulta
Los titulares de los datos personales podrán consultar, actualizar y rectificar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de AZLOGICA, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el procedimiento señalado.
AZLOGICA establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
Del derecho a la supresión de datos
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a AZLOGICA, la supresión (eliminación) de sus datos personales teniendo en cuenta los siguientes supuestos:
Que los datos personales no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AZLOGICA.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y AZLOGICA como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este, cuando:
El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Del derecho a revocar la autorización
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, AZLOGICA ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento. La revocatoria de la autorización del tratamiento de los datos personales se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que AZLOGICA debe dejar de tratar por completo los datos del titular de datos personales.
Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios, recepción de información relativa a las actividades que realiza AZLOGICA. En este caso, AZLOGICA deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y AZLOGICA como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este, cuando:
El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Tiempos de respuesta a las solicitudes de los titulares
- Si faltare alguno de los requisitos antes indicados, AZLOGICA así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados. Si transcurren dos (2) meses sin que se presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.
- Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, conforme a lo indicado anteriormente, AZLOGICA indicará que se trata de una solicitud en trámite.
- Cuando AZLOGICA sea responsable del tratamiento de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
- En caso de consulta, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros diez (10) días hábiles.
- En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días hábiles.
- En los casos en que AZLOGICA ostente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular del dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud presentada. Copia de tal comunicación remitida al responsable será dirigida al titular del dato personal, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
- AZLOGICA documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos personales en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.
- Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de datos, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.
Temporalidad del dato personal
En el tratamiento de datos personales que realiza AZLOGICA, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, AZLOGICA procederá a su eliminación o bien a conservarlos según lo dispuesto en la Ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
Medidas de seguridad
En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta política, AZLOGICA adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.
Es obligación de los destinatarios de esta política informar a AZLOGICA cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la empresa para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier Tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.
En estos casos, AZLOGICA comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel comercial, penal, laboral, disciplinario o civil.
Entrega de datos personales a autoridades y terceros
Cuando las autoridades del estado colombiano soliciten a AZLOGICA el acceso y/o entrega de datos personales contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran.
Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado del tratamiento.
Vigencia y actualizaciones de la política
Las bases de datos en poder de AZLOGICA en las que se registran datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información. La presente política entra en vigor a partir del 1 de septiembre del 2022.
AZLOGICA podrá actualizar esta política y sus procedimientos en cualquier momento, sin extralimitarse, no obstante, informará y dará a conocer, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, redes sociales, comunicación verbal o mediante cualquier otro medio, a los Titulares y demás interesados, los cambios realizados a la presente política.
Se recomienda al Titular de los datos revisar esta política con regularidad.